מערכת הרשמה לחוגים וניהול תלמידים
- מערכת all-in-one שמספקת את כל צרכי מערכת החוגים, מקצרת תהליכי עבודה ומייצרת חיסכון בכוח-אדם.
-
סוף לבלאגן הבירוקרטי ולחוסר השליטה.
פיקוח ושליטה הדוקים בנוכחות ובתשלומי תלמידים, בקלות. - הסדרת כלל הצרכים האדמיניסטרטיביים של מערכת החוגים באמצעות מערכת אחת שעושה הכל, ומשרתת מנהלים/ות ומרכזים/ות, מפעילי חוגים והורים גם יחד.
- המערכת עוצבה ואופיינה מתוך היכרות עמוקה עם מערכות לניהול ואסדרת חינוך ופנאי בקהילה.
פוקנציות מרכזיות:
ניהול נוכחות
תלמידים
דיווח מסודר וממוחשב של נוכחות התלמידים, שחוסך את ההתעסקות עם הניירת המסורבלת ומאפשר לדווח נוכחות מכל מכשיר.
ניהול
תשלומים
ניהול תשלומים חכם שתומך באמצעי התשלום השונים, משקלל עלויות והנחות, וכולל חישוב וגביית תקורה במקור.
טופס רישום
מקוון לחוגים
חיסכון בשעות רבות שמבוזבזות על הזנת נתונים באופן ידני. כולל טופס רישום נפרד לשיעור הניסיון.
סליקה
בכרטיס אשראי
סליקת כרטיסי אשראי מתוך המערכת, הפקת מסמכים חשבונאיים בצורה אוטומטית – ישר למייל.
ניהול
צהרונים
ניהול מלא של הצהרונים בבתי הספר, בנוסף על ניהול החוגים.
חיפוש
מהיר
של תלמידים, קבוצות, מפעילי חוגים ועוד. איתור פרטי מידע מכל סוג ומכל תקופה (גם משנים עברו) בקלות ובמהירות.
אפליקציה
מותאמת
אפליקציה לאנדרואיד ולאייפון לדיווח נוכחות מהכיתה, גבייה ושליטה בתשלומים. אפליקציה הכוללת פלטופרמת צ'אט, מודול תזכורות, פרסום הודעות אישיות וכלליות וכן אזור אישי להורים ולמדריכים.
ניהול לו"ז
פעילויות שנתי
הגדרת חגי ומועדי ישראל, הגדרת יום הפעילות לכל חוג או קבוצה, יצירה אוטומטית של לו"ז פעילויות שנתי, עדכון סדיר של פעילויות שבוטלו + השלמות מתוכננות, ומעקב שוטף נוח.
ניהול
הרשאות
הגדרת רמות ההרשאה למשתמשים השונים, לצורך צפייה בנתונים, עדכון נתונים, עריכת שינויים, אישור שינויים ועוד, כדי שלא כל אחד יוכל לעשות במערכת ככל העולה על רוחו.
גישה ישירה
להורים
גם הורים יוכלו להיכנס למערכת, להתעדכן, לעדכן פרטים אישיים ולבצע פעולות, על-ידי כניסה לאזור האישי באמצעות מס' זהות וסיסמה.
דוחות
ותובנות
הפקת כל דו"ח, בכל חתך: דוחות נוכחות, תשלומים, תקורה ועוד.
תובנות מתקדמות: אחוזי נשירה ותקופות נשירה לאורך השנה, גידול בגיוס משנה לשנה, תנודות בגיוס, השפעות פקטורים כמו תחרות בבי"ס על אחוז הגיוס הצפוי.
מערכת
הודעות
שליחת עדכונים והודעות חשובות למפעילי חוגים והורים באמצעות משלוח הודעות SMS בתפוצה.
ייצוא וייבוא
נתונים
ייצוא דוחות מכל סוג לקובץ אקסל.
ייבוא נתונים בעזרת קובץ CSV ייעודי שחוסך שעות של הזנה ידנית.
יומן
פעילויות
ניהול יומן אירועים מקוון החשוף לכל משתמשי המערכת.
ממשק
מודרני
ממשק נוח ופשוט להבנה, חווית משתמש חלקה, עיצוב עדכני ונעים לעין במחשב ובאפליקציה.
אתר למערכת
החוגים
אתר אינטרנט מודרני למערכת החוגים, בו יוצגו כלל החוגים המשתייכים למערכת בצורה נוחה (על פי קטגוריות) ודרכו תתבצע ההרשמה (הרשמה לחוג ותשלום מאובטח ו/או רישום לשיעור ניסיון).
ניהול דיגיטלי
של מסמכים
חוזים מול מפעילי חוגים ומסמכים אחרים - ניהול, אחסון וחתימה דיגיטלית.
ניהול
חללים
ניהול והקצאת כיתות, אולמות, חצרות וחללים נוספים למפעילי החוגים השונים. המידע אודות איזו פעילות מתקיימת באיזה חלל יהיה נגיש לכולם דרך המערכת ודרך אתר המערכת הקהילתית.
מענה מלא בכל הרמות
- מנהל/ת מערכת החוגים
- מרכז/ת חוגים ו/או מנהל/ת בי"ס
- מפעילי חוגים ומדריכיהם
- הורי הילדים המשתתפים בחוגים
מרכזות חוגים:
מהיום:
- רישום פשוט וקל לחוגים, שמתבצע ע"י ההורים, פעם אחת ודי. תלמידים נשארים במערכת עד שמסיימים את ביה"ס היסודי.
- גישה וביצוע פעולות מכל מכשיר: מחשב, טאבלט או טלפון נייד.
- איתור פרטי מידע מכל סוג בקלות ובמהירות.
- אוטומציה למרב התהליכים
- קיצור משמעותי של תהליכי העבודה.
- דוחות מפורטים ברמה הרוחבית וברמה הפרטנית, בקליק.
- חיסכון בנייר. הגיע הזמן להצטרף למאמץ האקולוגי.
לא עוד:
- רישום ידני, מסורבל ומתסכל לחוגים, לכל חוג בנפרד ובכל שנה מחדש.
- התנהלות מסורבלת בעזרת קלסרים, טבלאות ידניות ועטים.
- התמודדות עם כתב יד לא קריא.
- מערכות מחשב מיושנות ולא אפקטיביות.
- לחץ לפני ביקורת.
- בזבוז זמן על בירוקרטיה.
דוחות בקליק:
(רשימה חלקית)
- דו"ח תשלומי הורה, לכלל החוגים.
- דו"ח גבייה ברמת מפעיל החוגים.
- דו"ח תקורה ברמת מפעיל החוגים.
- דו"ח נוכחות ברמת החוג, הקבוצה או התלמיד.
- סיכום מפורט של כלל התלמידים שנעדרו פעמיים ברציפות או יותר, מכלל החוגים.
- סיכום מפורט של כלל התלמידים שהוריהם מפגרים בתשלומים. כל התלמידים, מכל החוגים, בדו"ח אחד לפי החתכים המבוקשים.
- דוחות מותאמים אישית על-ידי שימוש במערך מסננים.
מפעילי חוגים:
- רישום ומעקב ידניים הם נחלת העבר. התוצאה: חיסכון בעשרות שעות עבודה בחודש.
- נוחות וקלות - דיווח נוכחות בזמן אמת דרך המחשב בכיתה, טאבלט או טלפון נייד.
- הגברת השליטה. דו"ח נוכחות מקוון מכיל את כל המידע שהמדריך זקוק לו בנוגע לסטטוס הרישום והתשלום של התלמידים. יכולת לתת מענה מיידי לכל סוגיה, מה שמוביל למיקסום מספר הנרשמים ולהפחתת הנשירה מהחוגים.
- אתר תדמית פשוט (one-pager) במסגרת אתר המערכת הקהילתית, שבו מפעיל החוגים יוכל להציג תמונות, מידע על החוג (שיווקי ואדמיניסטרטיבי), סרטון, פרטי התקשרות לקבלת פרטים נוספים וטופס הרשמה לשיעור ניסיון ו/או לחוג (כולל תשלום מאובטח בכרטיס אשראי) אשר מקושר למערכת ניהול התלמידים.
- האחריות לביצוע רישום הילדים לחוג עוברת להורים, באמצעות טופס מקוון קצר.
- גבייה קלה בכרטיס אשראי - חיסכון של שעות שמתבזבזות על טיפול בהעברת כספים והפקה ידנית של מסמכים חשבונאיים.
- הסוף לכספים אבודים כתוצאה מגבייה לא מסודרת או לא מפוקחת.
- ועוד.
אבטחה
עמידה בתקני האבטחה המחמירים.
שרתי אחסון ייעודיים
מינימום downtime, מקסימום מהירות תגובה.
גיבויים סדירים
שירות לקוחות ותמיכה טכנית מלאה
תומך טכני חמישה ימים בשבוע, משעות הבוקר ועד אחה"צ, למפעילים, מרכזות והורים.
זמינות בטלפון או בצ'אט.
צוות טכני לטיפול בתקלות.
הדרכה מקיפה
מפגש הדרכה שנתי בכיתת מחשבים ללמידה מעשית של המערכת.
סרטוני הדרכה וליווי תומך עד להכרה מלאה של המערכת., למרכזות ולמפעילי חוגים.